生活

セキュリティカード紛失の事例【紛失後の対応とその後の影響】

2019年12月13日

セキュリティカード紛失時の対応【事例/対策/再発防止】

悩みを抱える人
会社のセキュリティカードを紛失しちゃった…
セキュリティカード紛失時の対応を教えて!
紛失後の仕事への影響も知りたい!クビですか!?

このような不安を解消する記事になります。

セキュリティへの意識は増々高まり、セキュリティカードの取り扱いに最新の注意を求められるようになりました。

メンバーのフォローをした経験を元に、セキュリティカード紛失時の対応と、紛失後の仕事への影響をお話します。

記事の内容

・セキュリティカード紛失の事例

・セキュリティカード紛失後の対応

・セキュリティカード紛失後の影響

実際に遭遇したセキュリティカード紛失を取り上げていますが、会社や顧客から貸与されている物品・重要書類にも当てはまる内容です。

3分程度で読めるので、もしものときに備えて対応を予習しておきましょう。

 

 

セキュリティカード紛失の事例

セキュリティカード紛失の事例

出社途中にお客様先のセキュリティカードがないことに気づきました

メンバーからの突然の電話。

お互いに慌てましたが、最後にカードを使用したときから、紛失に気づくまでの経路を聞き、自宅と私鉄の最寄駅に確認を行うよう指示を出しました。

私から自社の上長とお客様に取り急ぎ報告を行った後、代理でJRに問い合わせをしたところ、落とし物として届いていることが発覚

紛失したメンバーと一緒にカードを受け取りに行きました。その後、詳細な経緯および再発防止策をお客様と自社に報告しています。

絶対にやってはいけないと言われていたことなので、連絡を受けたときは衝撃を受けました。すぐに見つかったことから、最悪の事態は免れることができています。

 

セキュリティカード紛失後の対応

セキュリティカード紛失後の対応

紛失してしまった場合の対応は以下のとおりです。時間が起てば起つ程、紛失のリスクが大きくなるので、素早く行動しましょう。

紛失後の対応

① 会社や関係各所への報告

② 捜索 

③ 再発防止策の策定 / 始末書 / 報告書の作成

④ 経緯報告

 

紛失の報告

紛失に気づいた時点で、まずは会社への報告が最優先。「なくした!?」と思って探そうとするのは当然の反応ですが、探すのは後回しで良いです。

探している間に時間が経過してしまい、紛失のリスクがドンドン大きくなってしまうので、紛失と認識したらすぐに会社へ報告しましょう。

紛失とは物品をコントロールできなくなることです。

 

紛失物の捜索方法

会社への報告を終えたら、捜索を開始します。最後にセキュリティカードを使用したときから紛失に気づくまでの行動を、すべて鮮明に思い出してください。

交通機関やお店を利用している場合は、各施設に問い合わせをしていきましょう。警察への問い合わせや、落とし物検索も同時に行います。

特にバッグを開けた場所は要注意です。

問い合わせ先

 

問い合わせのコツ

問い合わせ時には以下を確認されるので、普段から物品の特徴を捉えておくと良いです。

黒いネックストラップがついている」/「クリアケースの中に名刺が一緒に入っている」など、正確かつ詳細に伝えるようにしましょう。

せっかく届いていても物品の確認に不備があると、手元に届かない場合もあります。そうなってしまうと最悪です。

問い合わせ時に確認されること

・紛失が想定される日と時間帯

・紛失物の特徴

 

 

セキュリティカード紛失後の影響

セキュリティカード紛失後の影響

紛失したセキュリティカードが見つかっても見つからなくても、事の顛末を記載した報告書始末書の提出が必要です。

報告書や始末書には、今後同様の事故を起こさないための再発防止策を記載します。

 

再発防止策の策定

再発防止策を策定するためには、紛失してしまった原因を明確にして、有効な対策を検討します。

あなたが管理する側の役職であれば、策定した再発防止策をチーム内に共有するところまで考える必要があります。

紛失の原因

バッグの外ポケット(チャックなし)からカードが落ちてしまった。

再発防止策

バッグの内ポケット(チャック付き)にカードを保管する運用を徹底。

再発防止策は、実行可能で現実的な策である必要があります。

例えば、電車の網棚にバッグを載せて紛失した場合に、「もう通勤に電車は使いません!!」というのは現実性がなく、的がズレた対策になってしまいます。

極端な例ではありますが、現実的に実行できる策というのを意識しましょう。心構えだけでなく、紛失しない仕組みやシステムで対策できるのがベストです。

 

報告書 / 始末書の作成

基本的には会社にあるテンプレートを使用します。過去の始末書 / 報告書を参考にして作成しましょう。

報告書の内容

① 冒頭の決まり文句

② 紛失時の顛末(時系列で出来事を記載)

③ 紛失の影響

④ 原因 / 再発防止策 / 関係者への共有

 

紛失による仕事への影響

結論から言うと、会社をクビになるとかはほぼありません。報告書や始末書の提出で終わるパターンが多いです。

報告書や始末書の作成は時系列や顛末を詳細に書かされ、再発防止策もきちんと策定しないといけません。普段から報告慣れしていない人は、地獄の日々になるでしょう。

ただし、紛失による情報流出などで会社やお客様に影響を与えてしまった場合は、報告書だけでは済まされません。

なので、紛失しないように気をつけましょう

 

まとめ:紛失しないための工夫が大切

紛失後の対応を中心に紹介しましたが、普段から紛失を防止する工夫をしていくことが大切です。

紛失を防止する工夫

・バッグのチャック付きポケットにいれる

・電車の網棚は使わない

・不用意に持ち出さない(平日と休日はバッグを分ける)

壊れにくいネックストラップで、落下防止を物理的に防いでいくのも効果的です。普段から紛失防止の工夫に努めて、紛失を未然に防いでいきましょう。

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