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セキュリティカード紛失時の対応【事例/対策/再発防止】

2019年11月23日

セキュリティカード紛失時の対応【事例/対策/再発防止】

「会社のセキュリティカードを紛失してしまった。」

「セキュリティカード紛失時の対応を知りたい。」

「紛失後の仕事への影響を知りたい」

 

こんにちは、しろ(@azarashi0706)です。

セキュリティカード紛失のトラブルや不安を解消する記事を用意しました。

 

セキュリティへの意識は増々高まり、セキュリティカードの取り扱いに最新の注意を求められるようになっています。

自身の体験を元にセキュリティカードを紛失してしまったときの対応と、紛失後の仕事への影響をお話します。

おはようございますー❗

グループの子が客先の入館カードを紛失し、僕も中間管理職というやつで記念日が吹き飛んだことがあります💣

始末書とか本人も超ツラいよね…

紛失とは物品がコントロールできなくなること💡

飲み会が増えるシーズンなので、酔っ払って紛失しないように気をつけましょう🍺

 

3分程度で読めるので、もしものときに備えて対応を予習しておきましょう。

 

 

セキュリティカード紛失時の対応【事例/対策/再発防止】

セキュリティカード紛失時の対応

セキュリティカードを取り上げていますが、会社や顧客から貸与されている物品や重要な書類やデータにも当てはまる内容です。

会社からの貸与物

セキュリティカード・パソコン・携帯電話・ビルの鍵など…

 

セキュリティカード紛失の事例

「出社途中にお客様先のセキュリティカードがないことに気づいた」

 

メンバーから突然このような電話がありました。

最後にカードを使用したときから、紛失に気づくまでの経路を聞き、自宅と私鉄の最寄駅に確認を行うよう指示を出しました。

私から自社の上長とお客様に取り急ぎ報告を行った後、代理でJRに問い合わせをしたところ、落とし物として届いていることが発覚

紛失したメンバーと一緒にカードを受け取りに行きました。

その後、詳細な経緯および再発防止策をお客様と自社に報告しました。

絶対にやってはいけないと言われていたことなので、連絡を受けたときは非常に衝撃を受けました。

 

 

紛失してしまった場合の対応

紛失してしまった場合の対応

紛失してしまった場合の対応は以下のとおりです。

時間が起てば起つ程、紛失のリスクが大きくなるので、素早く行動しましょう。

紛失時の対応

① 会社や関係各所への報告

② 捜索 

③ 再発防止策の策定 / 始末書 / 報告書の作成

④ 経緯報告

見つかった場合も見つからなかった場合も対応は同じです。

 

紛失の報告

紛失に気づいた時点で、まずは会社への報告が最優先です。

なくした!?」と思って探そうするのは当然の反応ですが、探すのは後回しで良いです。

探している間に時間が経過してしまい、紛失のリスクがドンドン大きくなってしまうので、紛失と認識したらすぐに会社へ報告しましょう。

紛失とは物品をコントロールできなくなることです。

 

紛失物の捜索方法

会社への報告を終えたら、捜索を開始します。

最後にセキュリティカードを使用したときから、紛失に気づいたときまでの行動をすべて思い返してください。

交通機関やお店を利用している場合は、各施設に問い合わせをしていきましょう。

警察への問い合わせや落とし物検索も同時に行います。

特にバッグを開けた場所は要注意です。

 

問い合わせのコツ

問い合わせ時には以下を確認されるので、普段から物品の特徴を捉えておくと良いです。

問い合わせ時に確認されること

紛失が想定される日と時間帯

紛失物の特徴

「黒いネックストラップがついている」/「クリアケースの中に名刺が一緒に入っている」など、正確かつ詳細に伝えるようにしましょう。

 

再発防止策の策定 / 始末書 / 報告書の作成

再発防止策の策定 / 始末書 / 報告書の作成

紛失したセキュリティカードが見つかっても見つからなくても、事の顛末を記載した始末書報告書を提出します。

始末書や報告書には、今後同様の事故を起こさないための再発防止策が必要です。

 

再発防止策の策定

再発防止策を策定するためには、紛失してしまった原因を明確にして、原因に対して有効な対策を検討します。

原因

バッグの外ポケット(チャックなし)からカードが落ちてしまった

再発防止策

バッグの内ポケット(チャック付き)にカードを保管する運用を徹底

 

再発防止策は、実行可能で現実的な策である必要があります。

例えば、電車の網棚にバッグを載せて紛失した場合に、「もう通勤に電車は使いません!!」というのは現実性がなく、的がズレた対策になってしまいます。

極端な例ではありますが、現実的に実行できる策というのを意識しましょう。

心構えだけでなく、紛失しない仕組みやシステムで対策できるのがベストです。

 

始末書 / 報告書の作成

基本的には会社にあるテンプレートを使用します。

過去の始末書 / 報告書を参考にして作成しましょう。

報告書の内容

① 冒頭の決まり文句

② 紛失時の顛末(時系列で出来事を記載)

③ 紛失の影響

④ 原因 / 再発防止策

 

 

紛失による仕事への影響

紛失による仕事への影響

結論から言うと、会社をクビになるとかはほぼありません

始末書や報告書の提出で終わるパターンが多いです。

根に持つ上司でなければ、評価も大丈夫でしょう。

 

ただし、始末書や報告書の作成はかなり苦しいと思います。

時系列や顛末を詳細に書かされ、再発防止策もきちんと策定しないといけません。

普段から報告慣れしていない人にとっては、地獄の日々になるでしょう。

 

また、顧客から貸与されていたカードを紛失した場合は影響が大きくなります。

特にセキュリティが厳しい金融系の場合は、取引が停止されてしまう可能性もあるかもしれません。

なので、紛失しないに越したことはありません。

 

まとめ:紛失しないために日々の工夫が大切

紛失後の対応を中心に紹介しましたが、普段から紛失を防止する工夫をしていくことが大切です。

紛失を防止する工夫

バッグのチャック付きポケットにいれる

電車の網棚は使わない

不用意に持ち出さない(平日と休日はバッグを分ける)

 

壊れにくいきちんとしたネックストラップで、落下防止などによる紛失を物理的に防いでいくのも効果的です。

 

紛失してもなんとかなる、クビにもならないし、人生終わらんよ

というのが持論ではありますが、色々と仕事が増えますし、他の人にも迷惑をかけてしまいます。

しばらく苦しい状況が続くのは間違いありません。

ですので、普段から紛失防止の工夫に努めて、紛失を未然に防いでいくのが良いと思います。

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